Załatwianie sparw – OPEC TERMO Sp. z o.o.

Rejestracja spraw:

1.	Wszelkiego typu pisma wychodzące, jak przychodzące są rejestrowane w Sekretariacie spółki.
2.	Obowiązek przedstawienia pisma do rejestracji dotyczy również tych pism, które docierają do spółki w inny sposób niż za pośrednictwem poczty, lub też są dostarczane przez zainteresowane komórki odbiorcy osobiście.
3.	Pisma przychodzące rejestrowane są systemie informatycznym KOM-BOK.
4.	Po odpowiednim zarejestrowaniu sprawy oraz załączeniu zeskanowanego oryginału dokumentu przesyłane są one do komórki odpowiedzialnej za realizację sprawy. Oryginał dokumentu odbierany jest przez upoważnione osoby w sekretariacie.
5.	Pisma wychodzące podłączane są do sprawy zarejestrowanej w systemie KOM-BOK.
6.	Treść pisma opiniowana jest i zatwierdzana przez osoby nadzorujące sprawę i prace komórki.
7.	Po uzyskaniu pozytywnej opinii przełożonych, poprzez system KOM-BOK treść pisma przesyłana jest do Sekretariatu z informacją dotyczącą: wydruku, wskazania osoby, która winna dokument podpisać oraz realizacji wysyłki.
8.	W Sekretariacie zgodnie z w/w informacjami uzyskanymi od komórki prowadzącej sprawę, pismu nadawany jest numer oraz sporządzany jest dokument w wersji papierowej.
9.	Po podpisaniu dokumentu, wysyłany jest on adresatowi zgodnie z dyspozycjami osoby nadzorującej realizację sprawy.
10.	Wszelka korespondencja wewnętrzna, w tym wszelkie dokonywane uzgodnienia między komórkami, które będą podstawą do wygenerowania dokumentu wychodzącego na zewnątrz, podlegają również obowiązkowi rejestrowemu dokonywanemu w systemie informatycznym KOM-BOK.

Rejestracji nie podlegają dokumenty, których adresatem są:

1.	Rada Nadzorcza lub poszczególni członkowie Rady.
2.	Organizacje związkowe działające w spółce.
3.	Kasa zapomogowo-pożyczkowa.
4.	Stowarzyszenia działające w spółce.
5.	Oferty reklamowe, szkoleniowe, wydawnicze itp.