Załatwianie sparw - OPEC GRUDZIĄDZ Sp. z o.o.

Rejestracja spraw:

	Wszelkiego typu pisma wychodzące, jak przychodzące są rejestrowane w Sekretariacie.
	Obowiązek przedstawienia pisma do rejestracji dotyczy również tych pism, które docierają do spółki w inny sposób niż za pośrednictwem poczty, lub też są dostarczane przez zainteresowane komórki odbiorcy osobiście.
	Po odpowiednim zarejestrowaniu sprawy oraz załączeniu zeskanowanego oryginału dokumentu przesyłane są one do komórki odpowiedzialnej za realizację sprawy. Oryginał dokumentu odbierany jest przez upoważnione osoby w sekretariacie.
	Pisma wychodzące podłączane są do sprawy zarejestrowanej w systemie KOM-BOK.
	Treść pisma opiniowana jest i zatwierdzana przez osoby nadzorujące sprawę i prace komórki.
	Po uzyskaniu pozytywnej opinii przełożonych, poprzez system KOM-BOK treść pisma przesyłana jest do Biura Organizacyjno-Prawnego – Sekretariatu z informacją dotyczącą: wydruku, wskazania osoby, która winna dokument podpisać oraz realizacji wysyłki.
	W Biurze Organizacyjno-Prawnym – Sekretariat zgodnie z w/w informacjami uzyskanymi od komórki prowadzącej sprawę, pismu nadawany jest numer oraz sporządzany jest dokument w wersji papierowej.
	Po podpisaniu dokumentu, wysyłany jest on adresatowi zgodnie z dyspozycjami osoby nadzorującej realizację sprawy.
	Wszelka korespondencja wewnętrzna, w tym wszelkie dokonywane uzgodnienia między komórkami, które będą podstawą do wygenerowania dokumentu wychodzącego na zewnątrz, podlegają również obowiązkowi rejestrowemu dokonywanemu w systemie informatycznym KOM-BOK.

Rejestracji nie podlegają dokumenty, których adresatem są:

1.	Rada Nadzorcza lub poszczególni członkowie Rady.
2.	Organizacje związkowe działające w spółce.
3.	Kasa zapomogowo-pożyczkowa.
4.	Stowarzyszenia działające w spółce.
5.	Oferty reklamowe, szkoleniowe, wydawnicze itp.